KARANGAWEN — Di tengah masifnya aliran dana dan kompleksitas administrasi pembangunan tingkat desa, selembar kertas atau dokumen digital seringkali dianggap sepele. Padahal, di balik tumpukan berkas tersebut tersimpan legitimasi hukum dan akuntabilitas kekuasaan yang menentukan hidup-mati seorang pamong desa di hadapan hukum.
Pentingnya kesadaran kolektif ini mengemuka dalam kegiatan Pembinaan Kearsipan bagi Pemerintah Desa se-Kecamatan Karangawen yang digelar di Aula Kantor Kecamatan Karangawen, Kabupaten Demak, Senin (9/11/2026). Acara yang diikuti oleh para sekretaris desa ini diinisiasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dinperpusar) Kabupaten Demak sebagai langkah strategis mewujudkan tata kelola arsip desa yang tertib, autentik, aman, dan akuntabel.
Kegiatan secara resmi dibuka oleh Camat Karangawen, Anwar Masdari. Dalam arahannya, ia menekankan agar para sekretaris desa tidak lagi memandang sebelah mata persoalan pengelolaan arsip di desa masing-masing.
Hadir sebagai narasumber pertama, Kepala Dinperpusar Kabupaten Demak, Agung Hidayanto, S.Sos., M.M., menegaskan bahwa paradigma lama mengenai arsip harus segera diubah total. “Arsip bukan lagi sekadar tumpukan berkas dokumen lama atau tumpukan kertas usang, tetapi merupakan bukti autentik pelaksanaan pemerintahan dan memori penyelenggaraan desa,” ujar Agung di hadapan para peserta. Ia juga mengingatkan, arsip yang tertata rapi akan menjadi penyelamat utama ketika terjadi masalah hukum atau sengketa di kemudian hari.
Sementara itu, Narasumber berikutnya, Arsiparis Ahli Muda Dinperpusar Kabupaten Demak, Mustoriah, memberikan pembekalan teknis mendalam mengenai tata kelola kearsipan dinamis bagi pemerintah desa. Dalam pemaparannya, ia menguraikan enam komponen utama kebijakan kearsipan desa, yang meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, prosedur pemberkasan, hingga ketentuan alih media dan arsip elektronik.
Mustoriah menjelaskan bahwa pengelolaan arsip harus melewati siklus yang runtut, mulai dari penciptaan atau penerimaan surat, penggunaan, pemeliharaan, hingga tahap penyusutan arsip. Ia juga menekankan pentingnya kehati-hatian dalam memperlakukan dokumen negara dan mengingatkan bahwa arsip tidak boleh dimusnahkan sembarangan hanya karena ruang penyimpanan penuh, melainkan harus melalui tahapan prosedur hukum yang berlaku.
Melalui langkah taktis Rencana Tindak Lanjut (RTL)—yang meliputi pemetaan arsip, pembenahan sarana penyimpanan, hingga penyusunan prosedur kerja—Dinperpusar berharap para sekretaris desa mampu menjadi pelopor tertib arsip. Sebab, pada akhirnya, arsip yang tertib adalah cerminan dari tata kelola pemerintahan desa yang bersih, transparan, dan akuntabel. (4h)
0 Komentar